2003IUGG関連： 実行委員会を早く立ち上げる必要があり、気象学会からも実行委員２〜３名を考えておくように宿題が出た。次回７月の常任理事会で実行委員２名を決めたい。正式な依頼状は地球物理研連からくるはずである。開催に係わる経費については、平成9、10年度に20万円ずつの負担を行ったが、11、12年度も同額の負担が必要である。さらに、IUGG開催が正式に決定された場合、気象学会として総額100万円のオーダーの負担が必要となろう。具体的な費用額は、実行委員会が動き出した後、気象学会に経費負担の打診がなされる予定。
通常会員約4,100名の内、気象官署や大学、研究機関等の何らかの組織に属する会員が約1,900名、それ以外の会員が約2,200名である。組織に属する会員については、連絡のルートがはっきりしているので、可能な限り多数の委任状が集まるような連絡体制を作る必要がある。しかし、これだけでは半数に足りないので、組織に属していない会員から、どれだけ多くの委任状を集められるかが問題である。そのために、委任状の提出方法について、葉書以外に電子メール、ファックス等の多様化が可能かについて検討すること； 「天気」や往復葉書、電子メール等の手段によって、委任状の提出の催促を何度か行うようにすること； 定款改訂の内容について全会員に周知すること； 今後の方針を決めるために今年度の総会における委任状の集約状況の分析を行うこと； 等の議論がなされた。
「天気」を通じた委任状提出の呼びかけ、総会議案の掲載などについて、総会の時期を睨んだ適切なタイミングが重要であることから、具体的方策と各方策を実施する時期についての案を秋までに作成することになった。また、各組織毎の委任状収集体制構築について検討を行う担当、総会不成立の場合の対策を検討する担当をおくことに決まった。これらについて、引き続き木田理事が中心となり具体案を検討することになった。